「そろそろ帰ろう」と片づけ始めたところに、「これ、お願いできる？」。
相手が忙しそうだと、内容を確かめる前に「はい」と返したくなることはありませんか。
帰りたい気持ちと、相手を困らせたくない気持ち。短い時間に両方が浮かぶと、戸惑いますよね🌿
こんな方へ
退勤直前の依頼に焦って、終わりが見えないまま引き受けてしまう方へ。
この記事でわかること
・締切は、どう確認すればいい？
・今日できる範囲と優先順位は、どう相談すればいい？
・退勤までに終わらないときは、どうすればいい？
まず結論
●締切は、どう確認すればいい？
「いつまでに必要ですか？」と、必要な日と時刻を確認します。
●今日できる範囲と優先順位は、どう相談すればいい？
今日必要な仕上がりを聞き、退勤予定と手元の仕事を伝えて、進める順番を相談します。
●退勤までに終わらないときは、どうすればいい？
依頼した人や上司に、引き継ぐ相手と残りの仕事の扱いを確認します。
1．確認してから返事をすると、相談しやすくなる理由
「急ぎ」と言われても、今日の退勤時刻までなのか、明日の午前中なのかは、言葉だけではわからないことがあります。
必要な仕上がりも曖昧なままだと、思った以上に時間がかかることも。
締切と作業量が見えると、今できることや、ほかの人にお願いする部分を具体的に相談しやすくなります。
2．締切・作業範囲・引き継ぎを確認する具体例
※ここからの会話は、伝え方を考えるための架空の例です。実際のやりとりや体験談ではありません。
①締切を確認する
「確認させてください。これは、いつまでに必要ですか？」
「本日中」と返ってきたら、「何時ごろ、どなたが使うものでしょうか」と、もう一段具体的に聞いてみましょう。
目的がわかれば、依頼した人と一緒に進め方を考えやすくなります。時間や担当が決まらなければ、上司など判断できる人へ確認します。
②今日必要な範囲と、仕事の順番を相談する
資料なら、数字の確認までなのか、文章や見た目も整えた完成版なのかを聞きます。
「今日必要なのは、数値の確認まででしょうか。資料全体の仕上げまででしょうか？」
そのうえで、退勤予定と手元の仕事を短く伝えましょう。
「今日は17時半に退勤予定で、今の作業にあと20分ほどかかる見込みです。こちらを先に進める場合、今の作業は明日に回してよいでしょうか？」
所要時間が読めなければ、「内容を見ないと、終わる時刻を見積もれません」と伝えても大丈夫です。
曖昧なまま完了を約束せず、締切と作業量をもとに相談してみましょう。
③終わらないときは、引き継ぐ先を確認する
「退勤までにここまで進められる見込みです。残りは、どなたに引き継げばよいでしょうか？」
相手が引き受けられるかを確認し、次の3つを簡単に残します。
・終わったところと、残っているところ
・資料やデータの保存場所
・締切と、確認が必要な点
引き継ぐ人が決まらなければ、上司へ伝えて判断を仰ぎましょう。
人の安全に関わる対応や緊急の業務では、職場で決められた連絡・対応・引き継ぎの手順を優先してください。自分だけで対応を終えたり、翌日に回したりせず、責任者へ確認することが大切です。
3．同じことが続くなら、落ち着いた時間に相談する
退勤直前の依頼が重なると、そのつど言葉を選ぶだけでも疲れてしまいますよね。
依頼された時刻、内容、実際にかかった時間を簡単にメモして、余裕のある時間に上司などへ相談する方法もあります。
「急ぎのものと翌日に回せるものの判断や、引き継ぎ先を決めておきたいです」
その場でうまく言えるようになることだけを、自分の課題にしなくても大丈夫です。仕事の頼み方や分担も、周りと相談してみてください。
4．まとめ・今日はひとつだけ
退勤直前に頼まれたら、まず締切を確認する。次に、今日必要な範囲と優先順位を相談し、終わらない分は引き継ぎ先まで確かめる。
この3つが見えると、自分ができることを伝えやすくなります。
今日はひとつだけ、次のひと言を用意しておきませんか✍️
「確認させてください。これは、いつまでに必要ですか？」
最初から全部を聞こうとしなくても大丈夫です。
まずは締切を聞くところから、一つずつ相談していきましょう (^^)