チャットの通知が続くと、目の前の仕事を進めながら「早く返さなきゃ」と気が張る。返したそばから次の連絡が入り、夕方にはぐったりしてしまう。
相手を待たせたくないし、自分の仕事もきちんと進めたい。その両方を気にかけていると、落ち着かないですよね。
私自身も、職場のチャットが連続して届くと、「自分に関係がある連絡なんじゃないか」「すぐに返さなきゃいけない案件なんじゃないか」と気になってしまいます。
「すぐ見ないと、返信が遅いと思われて相手に迷惑をかけるのでは」。そんなふうに考えて、気持ちが焦ったり、不安になったりすることがあります。
相手への気配りや、仕事を大切にしたい気持ちは、そのまま大事にしていいと思います。ただ、通知のたびに気が張り続けると、自分も疲れてしまいますよね。
ここで紹介することを、きちんと守らなければいけない新しい決まりにしなくても大丈夫です。自分の気持ちを少し楽にするための、一つの工夫として受け止めていただけたら嬉しいです。
1．「すぐ返す」の目安を確かめる
通知が来ると、「相手は今すぐ返事を待っているのかな」と気になりますよね。周りの返信が早いと、それに合わせなくてはと思うこともありそうです。
ただ、通知だけでは、相手が必要としている時間まではわかりません。まずは上司やチームに、普段の連絡で求められる返信の目安を聞いてみましょう。
「通常のチャットは、作業の区切りで確認する進め方でも大丈夫でしょうか」
確認したいのは、全件に即答が必要なのか、受け取ったことだけ先に伝えればよいのか、いつまでに回答があればよいのか、という違いです。
「確認しました。内容を調べて、15時までにお返事します」
こうした受領の返事でよい場面も、職場で確かめておくと迷いを減らせます。伝える時間は、無理なく守れそうな範囲に。間に合わなさそうなら、その時点で相談しましょう。
ペンタ通知が来たら、全部すぐ答えないといけない気がするよ
まずは、どのくらいの早さが必要なのか、一緒に確かめてみよう
小地蔵2．作業中の状態と、確認する時間を伝える
返信の目安が確認できたら、職場で使っているステータス表示などで、自分の予定を短く知らせる方法があります。
たとえば、一緒に仕事をする人に相談したうえで、
「14時〜14時30分は資料作成中です。通常のチャットは14時30分に確認します」
という形です。時刻は例なので、担当業務に合う長さに調整してください。すぐの対応が必要な仕事があるときは、その予定も含めて相談しておきましょう。
ステータスを変えるだけで、全員が見てくれるとは限りません。最初は上司や一緒に仕事をする人に、表示の意味を伝えておくと行き違いを防ぎやすくなります。予定が変わったときや、作業が終わったときは表示も戻しましょう。
共有するのは、仕事上必要な範囲で十分です。HSPであることや体調の詳細まで、全員に説明しなくてもかまいません。顧客名などの詳しい情報を入れず、「今は資料作成中です」と短く伝える形でもよさそうです。
ペンタ返事を待ってもらうのは、申し訳なく感じるなあ
いつ確認できるか伝えて、相手も予定を立てられる形を探そう
小地蔵3．連絡対応が多い日は、担当も相談する
目安を決めても、急ぎの連絡が何件も重なる日はあります。そんなときは、返信をもっと速くしようと、一人で頑張り続けなくて大丈夫です。
「問い合わせ対応が続いています。午後の資料作成の時間は、窓口を交代していただけますか」
交代が難しければ、返信の目安や資料の締切を調整できるか相談します。連絡への対応も仕事のひとつ。かかっている時間を共有すると、担当や予定を考える材料になります。
4．今日はひとつだけ
上司やチームに聞くための一文を、手元に書いてみませんか。
「通常のチャットは、どのくらいの時間内に返すことを想定していますか」
すぐに相談できなくても、まず質問を用意するだけで十分です。
私自身も、連絡が続いたときの焦りや不安を感じることがあります。だからこそ、返信の速さだけで自分を責めず、気持ちが少し楽になるやり方を探せたらと思います。
相手への気配りを大切にしながら、自分の仕事を進める時間も大切に。ご自身に合いそうなところを、ひとつだけ試してみてくださいね (^^)