「書いている間に、もう次の説明に進んでしまった……」
仕事の引き継ぎで、画面を見て、話を聞いて、メモも取る。あとで一人でできるようにしたくて、手元も頭も忙しくなることはありませんか。
HSPさんの中にも、相手を待たせるのが気になって、わからないままうなずいてしまう方がいるかもしれません。
今日は、説明を受けながら手順を残すための工夫をまとめました。職場のやり方に合わせて、使えそうなものを選んでみてくださいね。
こんな方へ
引き継ぎや操作説明のとき、聞くことと書くことが重なって焦ってしまう方へ。
この記事でわかること
説明を短く区切ってもらう言葉、書き残す場所の選び方、聞き漏らした箇所を確認する方法。
目次
1．始まる前に「区切り」をお願いしてみる
2．メモは「場所・操作・確認」の3つから
3．書けなかったところには、空欄を残す
4．最後に、最初の一工程をたどってみる
5．今日はひとつだけ
1．始まる前に「区切り」をお願いしてみる
「ゆっくり説明してください」と伝えたいけれど、言い出しにくいこともありますよね。
そんなときは、何を待ってほしいのかを、短く添える方法があります。
伝え方の例：
「手順をメモしながら覚えたいので、ひと区切りごとに少し待っていただけますか」
「画面を見てから書きたいので、この操作が終わったところで一度止めてもらえると助かります」
全部の説明を細かく止めてもらうのが難しければ、「保存するところまで」など、最初の区切りを一つ決めてみます。
すでに説明が始まっていても、区切りで「ここまでを書き留める時間を少しいただけますか」と伝えられます。
相手が急いでいるときは、「続きは資料で確認できますか」「あとで確認できる時間はありますか」と、別の方法を相談してもよさそうです。
2．メモは「場所・操作・確認」の3つから
話された言葉をすべて書こうとすると、次の操作を見る余裕がなくなることがあります。
あとで自分が作業するときに必要な手がかりから、残してみましょう。
・場所：どのファイル、画面、メニューを開くか
・操作：そこで何をするか
・確認：どうなっていれば、その手順が終わりか
架空のメモ例：
場所：共有フォルダの「月次報告」→今月のファイル
操作：「入力」シートに件数を記入→保存
確認：対象月と件数を見直す
実際の手順や確認項目は、担当者に確かめてください。送信・削除など、実行すると戻しにくい操作の前に必要な確認も、別に残しておきます。
既存の手順書があるなら、最初から全部書き写さず、「何ページのどこを見るか」と補足だけを書く方法もあります。資料の名前や保存場所も、その場で確認しておくと探しやすいですね。
3．書けなかったところには、空欄を残す
一つ書き逃すと、その部分を思い出そうとして、続きまで聞きづらくなることはありませんか。
追いつかないときは、メモに「？」をつけ、次の手順を書く場所を空けておきます。
架空のメモ例：
①ファイルを開く
②対象月を選ぶ → 選ぶ場所は？
③件数を入力する
説明の区切りで、印をつけた部分に戻ります。
聞き直し方の例：
「②の対象月を選ぶところだけ、もう一度見せていただけますか」
「保存する前の確認項目が書けなかったので、そこを教えてください」
僕も、説明を聞きながらメモが追いつかないときは、書けなかったところを空欄にしたり、「？」をつけたりしていました。
そのあとで「何か質問はありますか」と聞いてもらえたときに、メモを見せながら「この部分を教えてほしいです」と伝えていたんです。
どこがわからなかったのかを、メモを見ながら一緒に確かめられる。そのやりとりがスムーズで、僕には安心できる聞き方でした。
推測で埋めるよりも、確認が必要な場所を残しておく。メモに空欄があっても、どこを聞けばよいかが見えていれば、次の行動につながります。
画面の撮影や録音を使いたい場合は、先に職場のルールと相手の了承を確認しましょう。業務情報を私物の端末や外部サービスへ保存しないなど、職場で認められた方法を使ってください。
4．最後に、最初の一工程をたどってみる
説明を聞いたときはわかったつもりでも、自分で始めようとすると「最初はどこを開くんだっけ」と迷うことがあります。
時間が取れるなら、引き継ぎの終わりに、メモを見ながら最初の一工程をたどってみます。
伝え方の例：
「最後に、最初のファイルを開くところまで、自分で確認してもよいですか」
僕も、メモを取ったあと、いきなり全部を一人でやろうとはせず、教えてくれた方に後ろで見てもらいながら、まず最初の一工程を自分でやってみていました。
説明を聞くだけで終わらず、見てもらえるうちに一度手を動かしてみる。僕にとっては、新しい作業を始めるハードルを少し下げてくれるやり方だったと感じています。
操作できない場面なら、順番を声に出して確かめる方法もあります。本番のデータを変更したり、送信したりする前には、練習してよい範囲を確認してくださいね。
時間が足りなければ、未確認の箇所と、次に誰へ聞けばよいかをメモに残して終えましょう。
5．今日はひとつだけ
次の引き継ぎの前に、メモの上へ「場所・操作・確認」と書いておく。
今日は、それだけでも大丈夫です。
説明を一度で全部覚えようとすると、苦しくなる日もあります。あとで自分がたどれる手がかりを、一つずつ残していきましょう (^^)