「あの件、どこまで進んでいる？」
職場でそう聞かれたとき、確認の言葉だとわかっていても、胸がどきっとすることはありませんか。
「遅いと思われているのかな」「もっと早く終わらせるべきだったかな」。頭の中でいろいろ考えてしまい、今どこまで進んでいるのか、かえって説明しづらくなることもあるかもしれません。
そんなときは、完了していないことを謝る前に、「終わったこと・今していること・次に伝えられる時刻」を短く整理してみませんか。
進捗を聞かれることと、責められていることは、必ずしも同じではありません。今日は、焦りを少し和らげながら仕事の状況を伝える方法を、一緒に考えてみたいと思います🌱
1．進み具合を聞かれるだけで、焦ってしまうとき
資料を作っている途中、上司から「例の資料、どうなっている？」と声をかけられた場面を考えてみます。
まだ完成していないことが気になり、「すみません、まだです」と先に謝りたくなるかもしれません。
でも、相手は責めたいのではなく、会議の準備や次の作業のために状況を知りたいだけかもしれません。
もちろん、実際に急ぎの確認である場合もあります。
相手の意図を決めつけず、まずは仕事の状況を伝える。
それだけでも、会話の進め方が少し変わることがあります。
ペンタまだ終わっていないのに聞かれると、怒られている気がしてしまうんだ。
そう感じると焦るよね。まずは、どこまで進んだかを一緒に整理してみよう。
小地蔵2．「まだです」だけでは、伝わらないこともある
「まだ終わっていません」と答えるのは、間違いではありません。
ただ、その一言だけでは、どこまでできているのか、何が残っているのかが相手に伝わりにくいことがあります。
例えば資料が10ページあるうち、8ページまで作り終えているなら、
「全体の8ページまではできていて、残り2ページを確認中です」
と伝えられます。
できていない部分だけを見ると焦りが強くなりますが、進んだ部分も言葉にすると、自分でも状況を整理しやすくなります。
ここで大切なのは、できているように見せることではありません。
実際の進み具合を、無理のない言葉で共有することです。
3．進捗を伝えるときの三つの要素
次に聞かれたら、三つのことを意識してみるのはいかがでしょうか。
① 終わったこと
「必要な資料は集め終わりました」
② 今していること
「内容の確認を進めています」
③ 次に伝えられる時刻
「今日の15時に、もう一度状況をお伝えします」
たとえば、
「資料の下書きはできました。今は数字を確認しています。15時に進み具合を報告します」
といった形です。
終わる時刻がまだ読めないときは、無理に完成予定を約束する必要はありません。
「完了時刻は確認中ですが、15時に状況を共有します」
と伝える方法もあります。
一方、締め切りに間に合わない見込みや、作業を止める問題がわかったときは、次の報告時刻を待たず、職場のルールに沿って早めに相談することも大切です。
4．焦ったときは、ひと呼吸分の言葉を
突然聞かれて頭が真っ白になったら、その場で完璧な説明をしなくても大丈夫です。
「今の進み具合を確認して、すぐにお伝えしてもいいですか？」
そんな一言で、手元のメモや作業画面を見る時間をつくることもできます。
私自身も、仕事の進み具合を急に聞かれると、心臓がドキッとしてしまうことがあります。
「早く何か答えなきゃ」と焦るほど、うまく言葉が出てこなくなったり、状況を説明する前に反射的に「すみません」と謝ってしまったりすることもあります。
だからこそ、今回の記事でお伝えした「少し一息ついてから答えること」は、私自身もこれから意識していきたいことです。
すぐに上手な返事ができなくても、まずは落ち着いて、今わかっていることから伝えていきたいと思っています。
もし何度も進捗を聞かれることが負担なら、
「途中で一度、こちらから状況をお伝えしますね」
と、報告のタイミングを相談してみてもよいかもしれません。
もちろん、職場によって必要な報告の頻度は違います。
相手の確認が必要な事情も尊重しながら、自分が落ち着いて正確に伝えられる方法を探していきたいですね😊
ペンタ『まだです』だけじゃなくて、今していることも伝えればいいんだね。
うん。わからないことは無理に約束せず、次にいつ報告するかを伝えてもいいと思うよ🌱
小地蔵5．今日はひとつだけ🌱
次に「どこまで進んでいる？」と聞かれたら、まず心の中でこう考えてみませんか。
「今、事実として伝えられることは何だろう？」
「まだ終わっていない」と自分を責める前に、終わった部分と今の作業を一つずつ確かめてみる。
進捗の確認は、あなた自身の価値を決める場ではありません。仕事を進めるために必要な情報を、相手と分け合う時間にしていけたらいいですね。
今日も一日、お疲れさまです😊🌱