「この言い方で、失礼に感じられないかな」「間違った内容を送ってしまわないかな」。
メールを書き終えても、相手の受け取り方が気になって、何度も読み直してしまう。ようやく送ったころには、とっても疲れていることがあるかもしれません。
でも、そこには「相手を大切にしたい」「正しく伝えたい」という気持ちがあるんですよね。その気持ちは、大事にしていいものだと思います。
ただ、気になるところを全部見直そうとすると、なかなか終わらなくなってしまうこともありますよね(^^;)
その優しさや丁寧さをなくすのではなく、自分が疲れすぎないために、「ここを見たら、いったん区切ろう」という小さなルールを持ってみてもいいのかもしれません。
ペンタ失礼にならないようにって考えていたら、メール一通でへとへとだよ……。
相手を大切にしたいんだね。その気持ちと一緒に、自分の疲れにも目を向けてみよう。
小地蔵1．丁寧に伝えたい気持ちは、そのまま大切に
相手の名前を確かめたり、わかりやすい言葉を選んだり。そうしたひと手間は、仕事のやり取りを支えるものです。
だから、何度も確認してしまったときに「こんなことを気にする自分はだめだ」と、そこまで責めなくてもいいと思います。
ただ、同じ文章を読み直すうちに、最初は気にならなかった言葉まで心配になってくることもありますよね。
「お知らせください」より「お知らせいただけますと幸いです」のほうがいいかな。直してみたけれど、今度は少し長すぎるかな……。
そんなふうに迷いが続くときは、丁寧さが足りないというより、どこで終えるかの目安が見えなくなっているのかもしれません。
気遣いを減らそうと頑張る前に、確認の終わり方を少しだけ考えてみませんか。
2．日常のメールは、見る場所を決めてみる
毎回、文章の最初から最後まで全部を気にするのは、なかなか大変です。
例えば、いつもの日程連絡なら、次のように見る場所を決めておく方法があります。
・送る相手は合っているかな
・伝えたいことや日付は合っているかな
・添付するものは合っているかな
これは一例なので、全部を新しい決まりにしなくても大丈夫です。普段の仕事で大事なところに合わせて、「自分はまずここを見る」と決めてみてください。
一つ確かめたら、次の場所へ。途中で言い回しが気になっても、すぐに文章全体を最初から確認し直さず、何が気になったのかを一度整理してみます。
もちろん、内容を変更した場合や、間違いに気づいた場合は、その部分を改めて確認します。重要な内容や個人情報が入るメールは、職場の確認・承認の手順を優先してくださいね。
3．迷ったら「何を伝えたいか」に戻ってみる
言葉を何度も入れ替えていると、もともと何を伝えたかったのか、少し見えにくくなることもあります。
そんなときは、「このメールで相手に何を知ってほしいのかな」と、用件に戻ってみましょう。
例えば、資料を見てもらいたいなら、こんな短い文でも用件を伝えられます。
「資料を添付しました。お手すきのときにご確認いただけますと幸いです。」
これは日常の連絡を想定した例です。期限がある仕事なら、その期限も添えるなど、相手との関係や用件に合わせて変えてください。
いつも使っていて、自分でも「これなら伝わりそう」と思える言い方があれば、ひとつ手元に残しておくのもよさそうです。次のメールで、また一から悩まなくても済むかもしれません。
ペンタ丁寧にしようとする気持ちは、なくさなくていいんだね。
うん。気遣いは大切にしたまま、自分も疲れすぎない形を探していこうね。
小地蔵毎回すっきりした気持ちで送れなくても、すぐに速く書けるようにならなくても大丈夫です。
自分なりの目安を試してみて、かえって窮屈なら変えていく。そのくらいの柔らかいルールでいいと思います。
4．今日はひとつだけ
次のメールで、「ここは確認しておこう」という場所を、ひとつ決めてみませんか。
相手を大切にしたい、間違いなく伝えたい。その気持ちは、これからも大事にしていきたいですよね。
でも、細かいところを見続けて、送る前から疲れきってしまうのは、少ししんどいことでもあります。
自分の中で見る場所を決めて、確かめたらいったん区切る。相手への優しさと一緒に、自分のことも大切にできる送り方を、少しずつ見つけていけたらと思います(^^)
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