資料の数字を見比べていたら、隣の席から「ちょっといいですか」。話を聞いて戻ると、今度は電話。ようやく画面を見たころには、「どこまで確認したんだっけ……」となってしまう。
相手に悪気がないと分かっているから、困っていることも言いづらいですよね。
HSPさんの中にも、周りの動きが気になり、作業の途中で何度も気持ちを切り替えることに疲れている方がいるかもしれません。
今回は、そんな場面で試せる「元の仕事に戻るためのメモ」と、職場での短い伝え方をまとめました。
1．止まる前に「次にすること」を一行残す
「あとで思い出せるはず」と席を離れたのに、戻ってから資料を読み直す。そんなときは、作業を止める前に、続きを一行だけ残してみませんか。
たとえば、こんなメモです。
- 集計表の12行目まで確認済み。次は13行目の金額を照合
- メールの本文は作成済み。戻ったら添付資料を確認
「集計中」「メール途中」だけだと、次に何をするか迷うかもしれません。戻った自分が最初にする動作まで書いておくのがポイントです。
きれいにまとめる必要はありません。職場で使えるメモ帳や付箋など、すぐ目に入る場所をひとつ決めておきましょう。機密情報や個人情報は、職場のルールに沿って扱ってくださいね。
2．少し待てる用件なら、区切りまでの時間を伝える
声をかけられてすぐ話を聞くと、メモを残す余裕もない。そんなときは、こんな一言が使えそうです。
「今の作業の続きだけメモしますね。少しお待ちいただけますか」
あと少しで区切りがつくなら、
「この確認があと2分ほどで終わります。そのあとでも大丈夫ですか」
と、目安を添えて聞く方法もあります。伝える時間は、無理なく守れそうな範囲にしておきたいですね。
もちろん、急ぎの対応が必要な場面もあります。安全に関わることや、すぐの対応が求められる仕事では、職場の手順を優先してください。
待ってもらえなかった日は、それだけで失敗にしなくて大丈夫。対応が終わってから、戻る場所を確認しましょう。
3．戻ったら、確認済みと未確認を分ける
作業に戻ると、遅れを取り戻そうとして、すぐ手を動かしたくなるかもしれません。
その前にメモを見て、「終わったところ」と「これからのところ」を確かめます。
たとえば、数字を照合していたなら、最後に確認した行を見てから、次の行へ。どこまで済んだか曖昧なら、必要な範囲をもう一度確認してかまいません。
中断のたびに全部を覚えておこうとすると、気が張ってしまいますよね。仕事の手順で許される範囲で、チェック欄や印を使い、確認した場所が残る形を試してみてください。
4．中断が続く日は、仕事の量も相談する
一行メモを使っても、電話や質問への対応が続けば、予定していた仕事が進まないこともあります。
そんな日は、工夫を増やすだけで抱え込まず、今の状況と締切を上司に伝えてみましょう。
「午前中は問い合わせ対応が続き、集計が半分ほど残っています。今日の提出を優先するなら、午後の電話対応を分担していただけますか」
分担が難しければ、「集計と別の依頼では、どちらを先に進めればよいですか」と優先順位を確認する方法もあります。
気質の説明から始めなくても、今どの仕事が止まっていて、何を調整したいのかを伝えられます。
仕事の頼まれごとや優先順位を相談するときの言葉は、こちらの記事にもまとめています。
仕事の頼みを断りにくいとき、返事の前に使える言葉
5．今日はひとつだけ
次に作業を中断するとき、「戻ったら何をするか」を一行、残してみる。
中断そのものをなくせない日にも、続きを探す手がかりは用意できます。自分の職場で使えそうなところから、試してみてくださいね (^^)