「この資料、いい感じにまとめておいて」
そう頼まれて、ひとまず引き受けたものの、どこから手をつければいいか分からない。詳しく書くべきか、短くするべきか。相手の期待を考えるうちに、時間だけが過ぎてしまう。
作り直しになったらどうしよう、と思うと、最初の一歩も重くなりますよね。
今回は、曖昧な依頼を受けたときに、仕事のゴールを少し具体的にする方法をまとめました。使えそうな言葉から、参考にしていただけたらと思います。
1．「何に使うものか」から確かめる
「資料をまとめる」という依頼でも、会議で説明するためなのか、上司が判断するためなのかで、必要な内容は変わります。
たとえば、商品を比較する資料。特徴を詳しく紹介するものと、どれを買うか選ぶためのものでは、集める情報も違いますよね。
まずは、こんなふうに聞いてみる方法があります。
「今回の資料は、会議で説明するためのものですか。それとも、候補を選ぶために使いますか」
「どなたが見る資料か、教えていただけますか」
目的が分かると、入れる情報を選びやすくなります。まだ決まっていなければ、「使い道は確認中」とメモに残しておきましょう。分かっていることと、想像で補っていることを分けておくためです。
2．仕上がりと期限を具体的な言葉にする
目的の次は、「何を、どこまで、いつまでに」です。
「いい感じ」をそのまま受け取るより、形のある案を一つ出すと、相手も答えやすいことがあります。
「候補ごとの費用と特徴を、A4一枚にまとめる形でよいでしょうか」
「文章まで完成させる必要がありますか。まずは見出しと要点の段階で見ていただけますか」
参考になるものがあれば、「前回の資料で、今回も合わせたい部分はありますか」と聞く方法もあります。見た目だけでなく、情報の詳しさも確かめたいですね。
期限も、「なるべく早く」だけでは判断に迷います。
「最終版は金曜の何時までに必要でしょうか。修正する時間を取るため、木曜の午前に一度お見せしてもよいですか」
ほかの仕事と重なるなら、「今進めている集計と、どちらを先に進めますか」と併せて相談します。例の日時をそのまま使わず、自分の作業時間に合う見通しを伝えてくださいね。
確認できた内容は、職場で普段使うメモやチャットに短く残すと、途中で迷ったときに戻れます。
3．全部仕上げる前に、小さく見てもらう
言葉で確認しても、実物を見て初めて分かることはあります。
そこで、見出しだけ、表の一行だけなど、方向性を確認できる小さな形を先に作ってみます。
「まず一項目分を作りました。残りもこの詳しさでまとめてよいでしょうか」
「構成を先に確認したいです。追加したい項目や、省いてよい項目はありますか」
まだ途中のものを見せるのは、少し落ち着かないかもしれません。「内容の確認用です。表現や体裁は、このあと整えます」と添えると、何を見てほしいか伝わります。
逆に、完成版しか受け付けない仕事や、決まった確認手順がある職場では、そのルールに合わせましょう。途中確認をお願いできるか、最初に相談しておく方法もあります。
4．返事が来ない間に進める範囲を決める
確認の連絡をしたのに、返事が来ない。期限も気になり、「このまま進めていいのかな」と悩むこともありますよね。
そんなときは、返事がないことを了承と受け取らず、待っている点と、今できることを整理します。
「資料の用途を確認中です。先に元データの整理を進めています。構成を決めるため、今日の15時ごろまでに確認のお時間をいただけますか」
元データの整理など、確認結果が変わっても使える作業は進めやすい部分です。一方、外部への送信、発注、元データの削除など、取り消しにくいことは必要な確認を待ちましょう。
このままでは締切に間に合わないと分かったら、その時点で上司や担当者に伝えます。「確認後に半日ほど作業が必要です。提出時刻を相談できますか」と、必要な時間を添える形です。
質問するタイミングそのものが気になる方は、新しい職場で質問するのがこわいとき、聞く前に整理できることも参考にしてみてください。
5．今日はひとつだけ
書けなかった部分があれば、そこが確かめたいところです。
「A4一枚にまとめればよいですか」の一言からでもかまいません。相手の頭の中にある完成形を、少しずつ言葉にしてもらう。自分だけで考え続けている時間が、少し軽くなればと思います (^^)